2015-05-29

Wydział Organizacyjny

Kierujący: Ilona Tonn

e-mail: i.tonn@um.belchatow.pl

Tel. 44/733 51 75

 

Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

  1. administrowanie budynkami Urzędu poprzez zapewnienie właściwego działania wewnętrznych instalacji, prowadzenie niezbędnych napraw, remontów, modernizacji i przeglądów technicznych;
  2. organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku w budynkach i wokół nich oraz oznakowaniem budynków i poszczególnych pomieszczeń oraz przechowywanie kluczy zapasowych do pomieszczeń biurowych;
  3. dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia Urzędu, prowadzenie ewidencji i znakowanie środków trwałych wraz z prowadzeniem ksiąg inwentarzowych;
  4. wystawianie i kompletowanie dokumentacji finansowo-księgowej stanowiącej podstawę do ewidencjonowania majątku;
  5. obsługa urzędowych tablic ogłoszeń wraz z prowadzeniem rejestru;
  6. zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe niezbędne do bieżącej pracy Wydziałów;
  7. przyjmowanie do archiwum zakładowego akt z komórek organizacyjnych Urzędu oraz z innych likwidowanych jednostek organizacyjnych i podmiotów, których dokumentacja winna znaleźć się w archiwum Urzędu;
  8. prowadzenie archiwum zakładowego, w tym właściwe zabezpieczanie dokumentacji, jej ewidencjonowanie, wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania oraz okresowe przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
  9. udostępnianie i wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentacji, znajdującej się w archiwum zakładowym Urzędu;
  10. koordynowanie zadań związanych z udostępnianiem i przekazywaniem informacji publicznej oraz informacji sektora publicznego do ponownego wykorzystywania, a także nadzór nad funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej;
  11. nadzór nad prowadzonym w Biuletynie Informacji Publicznej wykazem jednostek organizacyjnych Miasta;
  12. koordynowanie prac związanych z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001;
  13. koordynowanie prac związanych z zapewnieniem dostępności Urzędu dla osób ze szczególnymi potrzebami;
  14. ustalanie treści pieczątek i pieczęci urzędowych, zakup wraz z prowadzeniem ich ewidencji oraz likwidacja pieczęci wycofanych z użytkowania;
  15. zlecanie usług introligatorskich, poligraficznych, tłumaczeń itp.;
  16. dokonywanie zakupu prasy, czasopism i pozycji książkowych wraz z prowadzeniem ewidencji zakupionych publikacji;
  17. organizowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie;
  18. udział w inwentaryzacji i jej rozliczaniu oraz w likwidacji wyposażenia nienadającego się do dalszego użytkowania;
  19. przeprowadzanie w Urzędzie okresowych kontroli w zakresie ustalonym przez Prezydenta;
  20. kompletowanie rocznych planów pracy Wydziałów i sprawozdań z ich wykonania;
  21. pomoc przy organizacji wyborów;
  22. udostępnianie aktów normatywnych i innych aktów prawnych w tym orzeczeń oraz aktów prawa miejscowego;
  23. prowadzenie obsługi organizacyjno-technicznej Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Miejskiej oraz Radnych;
  24. administracyjno-techniczna obsługa sesji i komisji Rady;
  25. obsługa sesji i Komisji Rady w tym sporządzanie protokołów z posiedzeń z uwzględnieniem podjętych uchwał Rady oraz zgłaszanych interpelacji, wniosków i zapytań, a także prowadzenie właściwych rejestrów;
  26. terminowe przekazywanie interpelacji, wniosków i zapytań do Prezydenta, a uchwał - organom nadzoru;
  27. koordynowanie spraw w zakresie terminowego udzielania odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania;
  28. udostępnianie w Biuletynie Informacji Publicznej informacji związanych z funkcjonowaniem Rady;
  29. przygotowywanie projektów uchwał Rady wnoszonych przez Komisje Rady, Radnych lub Przewodniczącego;
  30. prowadzenie zbioru przepisów gminnych;
  31. prowadzenie rejestrów petycji oraz skarg i wniosków, dla których organem właściwym do rozpatrzenia jest Rada;
  32. prowadzenie spraw dotyczących szkoleń i wyjazdów służbowych Radnych;
  33. przygotowywanie miesięcznych zestawień potwierdzających obecność Radnych na sesji oraz na posiedzeniu Komisji Rady stanowiących podstawę naliczenia diet;
  34. sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych dotyczących Radnych;
  35. obsługa administracyjna Młodzieżowej Rady Miejskiej;
  36. prowadzenie spraw związanych z nadawaniem tytułów Honorowy Obywatel Miasta Bełchatowa oraz Zasłużony dla Miasta Bełchatowa;
  37. obsługa w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta;
  38. prowadzenie akt osobowych, wymaganych ewidencji i rejestrów oraz pozostałej dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu oraz akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych Miasta;
  39. realizacja obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w zakresie zgłaszania i wyrejestrowywania z ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych pracowników i uprawnionych członków ich rodzin oraz wprowadzenie niezbędnych zmian;
  40. przygotowywanie, w uzgodnieniu z Sekretarzem Miasta, projektów zakresów czynności dla kierujących komórkami organizacyjnymi i dla samodzielnych stanowisk;
  41. prowadzenie spraw dotyczących przyznania pracownikom Urzędu odznaczeń państwowych, odznak, wyróżnień i nagród;
  42. ustalanie uprawnień emerytalno–rentowych dla pracowników Urzędu;
  43. kontrola przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie i prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich oraz przestrzegania postanowień Regulaminu Pracy, Regulaminu Organizacyjnego i innych wewnętrznych uregulowań;
  44. monitorowanie elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu;
  45. realizacja spraw dotyczących wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych;
  46. wydawanie duplikatów świadectw pracy i innych odpisów dokumentacji pracowniczej i płacowej dla byłych pracowników oraz wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
  47. nadzór i prowadzenie całokształtu spraw związanych z przygotowywaniem opisów stanowisk pracy;
  48. opracowywanie zasad i przygotowywanie dokumentów do przeprowadzenia ocen pracowników Urzędu w ramach Systemu Oceny Pracowników „SOP”;
  49. koordynowanie prac niezbędnych do przeprowadzenia procedur naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie oraz przygotowywanie właściwych dokumentów;
  50. organizowanie i przeprowadzanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowiskach urzędniczych;
  51. wydawanie legitymacji służbowych dla pracowników Urzędu;
  52. określanie konieczności oraz wysokości wnoszenia składek na PFRON;
  53. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu wraz z opracowywaniem regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
  54. realizacja wniosków poszczególnych Wydziałów odnośnie udziału pracowników Urzędu w szkoleniach zewnętrznych;
  55. organizowanie szkoleń zamkniętych dla pracowników Urzędu, w tym opracowanie harmonogramu i jego realizacja;
  56. organizowanie na terenie Urzędu praktyk zawodowych dla studentów szkół wyższych i uczniów szkół średnich;
  57. organizacja staży, prac interwencyjnych i wolontariatu w Urzędzie;
  58. koordynowanie spraw w zakresie realizacji obowiązków wynikających z ustawy o statystyce publicznej.

Realizowane usługi - sprawy do załatwienia:

 

Numer usługi Nazwa usługi/sprawy
V-1

Udostępnianie na wniosek informacji publicznej/informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania

V-2 Wydanie dokumentów z archiwum zakładowego Urzędu Miasta Bełchatowa

 

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..