2015-05-29
Wydział Organizacyjny
Kierujący: Ilona Tonn
e-mail: i.tonn@um.belchatow.pl
Tel. 44/733 51 75
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:
- administrowanie budynkami Urzędu poprzez zapewnienie właściwego działania wewnętrznych instalacji, prowadzenie niezbędnych napraw, remontów, modernizacji i przeglądów technicznych;
- organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku w budynkach i wokół nich oraz oznakowaniem budynków i poszczególnych pomieszczeń oraz przechowywanie kluczy zapasowych do pomieszczeń biurowych;
- dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia Urzędu, prowadzenie ewidencji i znakowanie środków trwałych wraz z prowadzeniem ksiąg inwentarzowych;
- wystawianie i kompletowanie dokumentacji finansowo-księgowej stanowiącej podstawę do ewidencjonowania majątku;
- obsługa urzędowych tablic ogłoszeń wraz z prowadzeniem rejestru;
- zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe niezbędne do bieżącej pracy Wydziałów;
- przyjmowanie do archiwum zakładowego akt z komórek organizacyjnych Urzędu oraz z innych likwidowanych jednostek organizacyjnych i podmiotów, których dokumentacja winna znaleźć się w archiwum Urzędu;
- prowadzenie archiwum zakładowego, w tym właściwe zabezpieczanie dokumentacji, jej ewidencjonowanie, wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania oraz okresowe przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
- udostępnianie i wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentacji, znajdującej się w archiwum zakładowym Urzędu;
- koordynowanie zadań związanych z udostępnianiem i przekazywaniem informacji publicznej oraz informacji sektora publicznego do ponownego wykorzystywania, a także nadzór nad funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej;
- nadzór nad prowadzonym w Biuletynie Informacji Publicznej wykazem jednostek organizacyjnych Miasta;
- koordynowanie prac związanych z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001;
- koordynowanie prac związanych z zapewnieniem dostępności Urzędu dla osób ze szczególnymi potrzebami;
- ustalanie treści pieczątek i pieczęci urzędowych, zakup wraz z prowadzeniem ich ewidencji oraz likwidacja pieczęci wycofanych z użytkowania;
- zlecanie usług introligatorskich, poligraficznych, tłumaczeń itp.;
- dokonywanie zakupu prasy, czasopism i pozycji książkowych wraz z prowadzeniem ewidencji zakupionych publikacji;
- organizowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie;
- udział w inwentaryzacji i jej rozliczaniu oraz w likwidacji wyposażenia nienadającego się do dalszego użytkowania;
- przeprowadzanie w Urzędzie okresowych kontroli w zakresie ustalonym przez Prezydenta;
- kompletowanie rocznych planów pracy Wydziałów i sprawozdań z ich wykonania;
- pomoc przy organizacji wyborów;
- udostępnianie aktów normatywnych i innych aktów prawnych w tym orzeczeń oraz aktów prawa miejscowego;
- prowadzenie obsługi organizacyjno-technicznej Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Miejskiej oraz Radnych;
- administracyjno-techniczna obsługa sesji i komisji Rady;
- obsługa sesji i Komisji Rady w tym sporządzanie protokołów z posiedzeń z uwzględnieniem podjętych uchwał Rady oraz zgłaszanych interpelacji, wniosków i zapytań, a także prowadzenie właściwych rejestrów;
- terminowe przekazywanie interpelacji, wniosków i zapytań do Prezydenta, a uchwał - organom nadzoru;
- koordynowanie spraw w zakresie terminowego udzielania odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania;
- udostępnianie w Biuletynie Informacji Publicznej informacji związanych z funkcjonowaniem Rady;
- przygotowywanie projektów uchwał Rady wnoszonych przez Komisje Rady, Radnych lub Przewodniczącego;
- prowadzenie zbioru przepisów gminnych;
- prowadzenie rejestrów petycji oraz skarg i wniosków, dla których organem właściwym do rozpatrzenia jest Rada;
- prowadzenie spraw dotyczących szkoleń i wyjazdów służbowych Radnych;
- przygotowywanie miesięcznych zestawień potwierdzających obecność Radnych na sesji oraz na posiedzeniu Komisji Rady stanowiących podstawę naliczenia diet;
- sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych dotyczących Radnych;
- obsługa administracyjna Młodzieżowej Rady Miejskiej;
- prowadzenie spraw związanych z nadawaniem tytułów Honorowy Obywatel Miasta Bełchatowa oraz Zasłużony dla Miasta Bełchatowa;
- obsługa w zakresie zatrudniania i zwalniania pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Miasta;
- prowadzenie akt osobowych, wymaganych ewidencji i rejestrów oraz pozostałej dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu oraz akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych Miasta;
- realizacja obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w zakresie zgłaszania i wyrejestrowywania z ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych pracowników i uprawnionych członków ich rodzin oraz wprowadzenie niezbędnych zmian;
- przygotowywanie, w uzgodnieniu z Sekretarzem Miasta, projektów zakresów czynności dla kierujących komórkami organizacyjnymi i dla samodzielnych stanowisk;
- prowadzenie spraw dotyczących przyznania pracownikom Urzędu odznaczeń państwowych, odznak, wyróżnień i nagród;
- ustalanie uprawnień emerytalno–rentowych dla pracowników Urzędu;
- kontrola przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie i prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich oraz przestrzegania postanowień Regulaminu Pracy, Regulaminu Organizacyjnego i innych wewnętrznych uregulowań;
- monitorowanie elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu;
- realizacja spraw dotyczących wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych;
- wydawanie duplikatów świadectw pracy i innych odpisów dokumentacji pracowniczej i płacowej dla byłych pracowników oraz wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
- nadzór i prowadzenie całokształtu spraw związanych z przygotowywaniem opisów stanowisk pracy;
- opracowywanie zasad i przygotowywanie dokumentów do przeprowadzenia ocen pracowników Urzędu w ramach Systemu Oceny Pracowników „SOP”;
- koordynowanie prac niezbędnych do przeprowadzenia procedur naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie oraz przygotowywanie właściwych dokumentów;
- organizowanie i przeprowadzanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowiskach urzędniczych;
- wydawanie legitymacji służbowych dla pracowników Urzędu;
- określanie konieczności oraz wysokości wnoszenia składek na PFRON;
- prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu wraz z opracowywaniem regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
- realizacja wniosków poszczególnych Wydziałów odnośnie udziału pracowników Urzędu w szkoleniach zewnętrznych;
- organizowanie szkoleń zamkniętych dla pracowników Urzędu, w tym opracowanie harmonogramu i jego realizacja;
- organizowanie na terenie Urzędu praktyk zawodowych dla studentów szkół wyższych i uczniów szkół średnich;
- organizacja staży, prac interwencyjnych i wolontariatu w Urzędzie;
- koordynowanie spraw w zakresie realizacji obowiązków wynikających z ustawy o statystyce publicznej.
Realizowane usługi - sprawy do załatwienia:
Numer usługi | Nazwa usługi/sprawy |
V-1 | |
V-2 | Wydanie dokumentów z archiwum zakładowego Urzędu Miasta Bełchatowa |